Conservazione Sostitutiva: indicazione dal Modello Unico 2015

Ritorniamo su un tema precedentemente trattato in sede di chiarimenti in merito al processo che investe la fatturazione elettronica alla P.A. che, dallo scorso 31 marzo, ricordiamo è entrata a regime obbligatorio per quanto attiene prestazione di servizi e cessioni di beni con la P.A.

Quello della conservazione sostitutiva è un procedimento che, in funzione della regolamentazione stabilita prima dal DM 23/01/2004 e poi dal DM 17/06/2014, investe tutti i contribuenti che abbiano deciso di conservare documenti di rilevanza fiscale in formato elettronico (libri contabili, fatture, ecc.)

Le indicazioni tecniche per l'assolvimento di tale obbligo sono fornite dall'Agenzia per l'Italia Digitale in funzione del DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione ( le indicazioni sono consultabili cliccando quì).

I TEMPI ENTRO I QUALI ASSOLVERE LA CONSERVAZIONE

Il DM 17/06/2014 indica anche i termini entro i quali il procedimento di conservazione sostitutiva debba essere effettuato, ovvero entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

IL LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI

Qualora la conservazione sostitutiva venga affidata a un soggetto terzo, l'indicazione dei luoghi di conservazione va specificamente comunicata con il modello di “variazione dati” (AA7/10 o AA9/11).

E' quanto chiaramente riportato dall'Agenzia delle Entrate nella Circolare 18/E del 24/06/2014 che riporta:

(...) Al riguardo, è appena il caso di sottolineare che, qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso: 

• applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane; 

• consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica. 

A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale: 

a) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero; 

b) ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972. (..)

COMUNICAZIONE DI CONSERVAZIONE (CARTACEA O ELETTRONICA)

A partire dal Modello Unico 2015 (Redditi 2014) nell'apposita sezione (RS104 in Unico SC, RS40 in Unico SP e RS140 in Unico PF) dovrà obbligatoriamente essere indicato da tutti i contribuenti la modalità di conservazione della documentazione fiscale e contabile.

Qualora il contribuente abbia conservato anche un solo documento elettronicamente (codice 1) altrimenti, se non ha conservato nessun documento in formato elettronico apporrà il codice 2.

Fonte: 

Sole 24 Ore del 20/05/2015

Agenzia delle Entrate