Il rimborso spese consiste in un reintegro patrimoniale che comporta la restituzione da parte del datore di lavoro o del committente del denaro che è stato speso da determinati soggetti (dipendenti o collaboratori o professionisti) per conto del medesimo, nell’ambito di una prestazione resa fuori dall’abituale luogo di esercizio dell prestazione lavorativa.
Da un punto di vista prettamente lavoristico, in qualsiasi forma il datore di lavoro decida di rimborsare il dipendente/collaboratore, sarà sempre opportuno prevedere un sistema con cui il datore stesso comunichi al dipendente le date di inizio e fine della trasferta, luogo e motivazione.
Al momento del rientro sarà necessario che il dipendente rilasci una dichiarazione con cui specifichi con esattezza la natura delle spese sopportate e a cui alleghi i giustificativi di spesa.
La documentazione per il rimborso dovrà essere acquisita per le spese di viaggio e per tutte le spese sopportate dal dipendente durante la trasferta.
La documentazione dovrà essere in linea con le disposizioni fiscali e i rimborsi indicati nel LUL.
Il trattamento fiscale dei rimborsi spesa a dipendenti e collaboratori è disciplinato ex art. 51 TUIR in base alle cui disposizioni è stato armonizzato anche il trattamento contributivo.
RIMBORSO FORFETTARIO
Il datore di lavoro/committente che decide di rimborsare secondo questo criterio attribuisce una somma forfettaria a fronte delle spese di vitto e alloggio, escluse quelle di viaggio/trasporto, sopportate dal dipendente durante la trasferta.
Da un punto di vista meramente fiscale e contributivo, tali rimborsi seguono un trattamento diverso a seconda della tipologia di trasferta effettuata.
Se la trasferta avviene all’interno del comune in cui risulta collocata la sede di lavoro del dipendente/collaboratore, le somme sono totalmente imponibili.
Se la trasferta avviene fuori dal territorio comunale sede di lavoro e comunque entro i confini nazionali le somme erogate a titolo di trasferta non concorrono a formare reddito imponibile nel limite giornaliero di 46,48 Euro
Se la trasferta avviene all’estero il limite di esenzione giornaliera è elevato a 77,47 Euro.
I suddetti limiti di esenzione scontano una riduzione qualora le spese di vitto e/o alloggio sono sostenute direttamente dal datore di lavoro.
Quindi avremo la riduzione di 1/3 della somma esentata in caso di solo vitto/alloggio, di 2/3 per entrambi.
RIMBORSO A “PIE’ DI LISTA”
Il datore di lavoro/committente che decide di rimborsare secondo questo criterio attribuisce una somma sulla base di un rendiconto dettagliato di tutte le spese sostenute durante la trasferta, allegando a questi i relativi documenti giustificativi di spesa.
Tutte le spese analiticamente documentate saranno, per il dipendente/collaboratore, escluse dall’assoggettamento ai fini fiscali e contributivi e saranno per l’impresa deducibili nei limiti indicati dal TUIR all’art. 95.
Per le trasferte realizzate in Italia, le spese del lavoratore dipendente saranno portate in deduzione dall’impresa solo in presenza di documenti fiscali da cui risultino chiaramente i dati identificativi del dipendente fruitore delle prestazioni e gli elementi distintivi della prestazione.
Per le spese in cui non è possibile ottenere un documento intestato, quali ad esempio le spese telefoniche, le stesse possono essere considerate sufficientemente documentate sulla base delle semplici dichiarazioni del lavoratore dipendente; inoltre ricordiamo che, ai fini di imposizione fiscale, tali spese non documentate non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore dipendente .
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