La gestione documentale delle note spese con procedura informatica

Lo spunto per affrontare l’argomento della gestione informatica delle note spese prodotti da dipendenti e collaboratori proviene da una recente risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, n. 96E/2017 dello scorso 21 luglio 2017.

Ricordiamo che la “nota spese” è quel prospetto riepilogativo con cui viene richiesto il rimborso dei costi sostenuti ad esempio durante trasferte, presentabile, previo accordo tra le parti, quando non è previsto un risarcimento forfettario.

La nota spese deve formalmente essere prodotta riportandone alcune informazioni fondamentali come i riferimenti aziendali, dati anagrafici del lavoratore, data e luogo della trasferta, natura o tipologia della spesa indicata, eventuali annotazioni.

Affinchè le spese documentate nella nota spese siano rimborsabili e deducibili per l’azienda che le rimborsa c’è bisogno che le voci di spesa in essa indicati siano riscontrabili da scontrini e ricevute.

L’aspetto su cui l’Agenzia delle Entrate sofferma la propria attenzione riguardo la gestione informatizzata della nota spesa e dei relativi giustificativi di spesa è collegato alla legittimazione della deducibilità del costo chiarendo che processo di informatizzazione e il trattamento fiscale del costo devono comunque essere valutati separatamente.

Infatti, in base al DM 17 giugno 2014 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto” qualsiasi documento avente rilevanza fiscale deve possedere caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità perché ne possa essere riconosciuta la deducibilità ex D.P.R. 917/86.

In riferimento allo specifico caso riguardante la dematerializzazione dei giustificativi di spesa l'Agenzia delle Entrate conferma che nulla osta con la possibilità di portare in deduzione un costo rilevabile da documenti informatici che siano sostitutivi di quelli cartacei a patto che il procedimento utilizzato rispetti i requisiti di cui al DM 17 giugno 2014 e DPCM 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013.

Ciò che certamente il suddetto procedimento non preclude ai fini della deducibilità dei rimborsi spesa è il rispetto dei requisiti individuati dal T.U.I.R su inerenza, competenza e congruità della spesa al tipo di prestazione cui è riferita che, quindi, prescindono da un processo di dematerializzazione e conservazione informatica ad hoc.